Výhody elektronické kartotéky - 1. část
Rychlejší a snazší vyhledávání dokumentace
V případě, že máte vedenou dokumentaci pouze v listinné podobě, musíte každého pacienta dohledávat v kartotéce. A vyhledávání je oproti elektronické verzi zdlouhavější.
Představíme si to na příkladu. V kartotéce potřebujete vyhledat jméno Jan Svoboda. Vyhledávat začnete nejprve podle příjmení, pokud narazíte na stejné příjmení u jiného pacienta, pokračujete ve vyhledávání podle křestního jména, případně pak podle rodného čísla. V případě, že je kartotéka přeplněná, je takové vyhledávání poměrně velkým náporem na ruce. Nehledě na různou výšku kartotéky, to je pak trénink pro celé tělo. Vyhledat tímto způsobem všechny karty pacientů na daný den se docela protáhne. A ruku na srdce, fyzioterapeut takovou rozcvičku nepotřebuje, během své praxe má pohybu více než dost a ruce by si měl spíše šetřit.
V elektronicky vedené dokumentaci tyto problémy však odpadají. Vyhledávání je velmi rychlé, intuitivní a během několika vteřin již máte k dispozici potřebnou kartu pacienta. Pokud má pacient příliš běžné jméno, např. jako je uvedeno výše, nebo naopak netradiční a složité, stačí při elektronickém vyhledávání zadat jeho rodné číslo nebo telefonní číslo a kartu pacienta se vám okamžitě zobrazí.
Lepší zabezpečení proti ztrátě dat
Když je zdravotnická dokumentace vedena v listinné podobě, hrozí tím ztráta nebo znehodnocení karet pacienta. Ztráta může být způsobena i vnějšími vlivy, např. požárem, povodní nebo krádeží. O tom, že ztrátou vzniká velký problém, ani nemusí být řeč, navíc v posledním uvedeném případě se navíc jedná o únik osobních dat pacientů a hrozí jejich zneužití. Znehodnocení kartotéky může být způsobeno i pouhým politím nějakou tekutinou, text se rozmaže a je špatně čitelný až nečitelný.
Takovéto nedostatky umí elektronicky vedená dokumentace řešit mnohem efektivněji a zároveň dokáže data lépe chránit. Mohli byste namítnout, že při živelných katastrofách může dojít ke zničení počítače nebo jiného úložiště, kde jsou dokumenty uloženy, ale konkrétně ve Fyzionu jsou data chráněná a uchovávaná v našem systému. Pokud vám tedy počítač z jakýchkoliv důvodů dosloužil a již neplní svou službu, můžete se jednoduše do svého účtu přihlásit z jiného zařízení, a vše máte opět snadno dohledatelné a nijak nepoškozené.
V případě vloupání a krádeže může dotyčný odcizit počítač i s daty. Většina uživatelů má však přístup do svého PC chráněn přihlašovacími údaji. Pokud používáte systém Fyzion, rovněž k němu potřebujete mít přístupové údaje, a ty případný zloděj nezná. Vaše data jsou tak pod hesly chráněna. Toto je určitě bezpečnější než pouze uzamčené karty v kartotéce.
Nezákonné nahlížení do karet a únik citlivých dat
Do karet smí nahlížet jen pacient, kterému spis patří, nebo jeho zákonný zástupce, či osoba určená pacientem. Dále do karet může nahlížet bez svolení pacienta pouze zdravotní personál, který náhled potřebuje pro výkon povolání a péči o pacienta. Do karet tedy jiné osoby, než jsou výše uvedené, nahlížet nesmí. Co si budeme povídat, stačí chvilka nepozornosti, vzdálíte se z ordinace a karty pacientů tak mohou být snadno zneužity. Nebo také může nastat situace, při které stačí, abyste se věnovali pacientovi, zatímco jeho doprovod může snadno pořídit kopii vyfotografováním karty jinéno pacienta. I takto může dojít k úniku citlivých dat a jejich zneužití.
Pokud budete mít záznamy o pacientech uloženy ve Fyzionu, dotyčný, který by chtěl data zneužít, k nim bude mít značně ztíženou cestou. Při uspání počítače nebo odhlášení ze systému je totiž pro pachatele obtížnější se k datům dostat.
Čitelná dokumentace
Podle zákona o vedení zdravotnické dokumentace je jednou z podmínek čitelné vedení dokumentace. Pakliže tomu tak není a kontrola zjistí nedostatek v čitelnosti záznamu, mohou vám dokonce hrozit tresty, v lepším případě pouze přepis dokumentace pacienta, v horším případě finanční postih.
Kromě postihu při kontrole je špatně čitelná dokumentace nevýhodná tehdy, pokud se o jednoho pacienta střídá více terapeutů. Každý fyzioterapeut má jiné písmo, někteří doslova “škrábou” a záznam po nich nelze téměř přečíst. Když se tedy potřebuje dozvědět, jaké kroky s pacientem váš kolega učinil, jak s ním pracoval, nezbývá vám nic jiného než si informace zpětně dohledat. Buď se musíte zeptat přímo pacienta nebo se obrátit na kolegu. V obou případech se ale může stát, že si ani jeden nebude jist v tom, jak a co spolu cvičili. Terapeut má více pacientů a logicky si nemůže pamatovat každého. A běžně si ani pacienti přesně nepamatují, co s nimi terapeuti dělají nebo jaké konkrétní cviky při terapii zařazují. Navíc různé opravy a doplňování záznamu se má provádět novým zápisem, který musí být označen aktuálním datem.
V záznamu by se nemělo škrtat tak, aby byl původní text nečitelný. Potřebujete-li text škrtnout, měli byste to provést jedním tahem, aby bylo stále možné ho přečíst. V doplnění nebo opravě zápisu ve zdravotnické dokumentaci na žádost pacienta se uvádí datum, čas provedení zápisu a poznámka, že se jedná o opravu nebo doplnění na žádost pacienta. Zápis se opatří podpisem pacienta a terapeuta, který opravu či doplnění provedl.
